KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÔNG SỞ

 

CÂU HỎI ÔN THI

MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP CÔNG SỞ

 

Câu 1. Phân tích ý nghĩa, vai trò, mục tiêu của giao tiếp trong hành chính , liên hệ thực tiễn Việt Nam?

Câu 2. PHân tích đặc điểm và chức năng của giao tiếp trong hành chính. Liên hệ thực tiễn?

Câu 3. Phân tích phong cách giao tiếp và nguyên tắc giao tiếp trong hành chính. Liên hệ thực tiễn?

Câu 4. Phân tích mối quan hệ giữa các kỹ năng giao tiếp trong hành chính, với con đường hình thành kỹ năng giao tiếp hành chính ?

Câu 5. Phân tích mối quan hệ của các kỹ năng giao tiếp hành chính với 4 nội dung của cải cách hành chính. Liên hệ thực tiễn?

Câu 6. Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp trong hành chính, nhấn mạnh đến yếu tố văn hóa. Liên hệ thực tiễn?

 

Câu 1: Phân tích ý nghĩa, vai trò và mục tiêu của giao tiếp trong hành chính. Liên hệ thực tiễn Việt Nam.

Bài làm:

Giao tiếp là một quá trình trong đó các bên tham gia tạo ra hoặc chia sẻ thông tin, cảm xúc với nhau nhằm đạt được mục đích giao tiếp. Trong quá trình hình thành và phát triển nhân cách của con người, hoạt động giao tiếp đóng vai trò chủ đạo, giúp con người thoát khỏi vỏ bọc của một loài động vật bậc cao. Ngày nay, trong mọi quá trình, giao tiếp nằm ở vị trí trung tâm quyết định sự thành bại của cả một tiến trình. Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước, nếu như trước đây, trong mô hình hành chính công truyền thống, mối quan hệ giao tiếp trong nội bộ nền hành chính và giữa nền hành chính với xã hội dân sự bên ngoài không được quan tâm thì ngày nay, trong mô hình mới quản lý công, nâng cao hiệu quả của hoạt động giao tiếp giữa các chủ thể quản lý và đối tượng quản lý được khuyến khích phát triển và được coi là hoạt động trung tâm để cải thiện mối quan hệ giữa Nhà nước với công dân và các mối quan hệ  trong chính nội bộ cơ quan hành chính nhà nước (cấp trên – cấp dưới, đồng nghiệp với nhau).

Chính vì lý do trên có thể khẳng định, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng và có ý nghĩa lớn trong hoạt động hành chính. Để phân tích ý nghĩa của giao tiếp trong hành chính được cụ thể, rõ ràng, trước hết cần tìm hiểu ý nghĩa của giao tiếp trong đời sống nói chung.

* Ý nghĩa, vai trò của giao tiếp trong hành chính:

1) Ý nghĩa, vai trò của giao tiếp trong đời sống nói chung:

-  Giao tiếp là nhu cầu xã hội cơ bản của con người, nhờ quá trình giao tiếp giúp phân biệt giữa con người và các loài động vật khác; đồng thời nhờ giao tiếp, con người đã gia nhập vào các mối quan hệ xã hội. Chính do vậy mà Mác đã nói “con người là tổng hòa của các mối quan hệ xã hội”.

- Giao tiếp giúp hoàn thiện nhân cách của con người.

- Giao tiếp giúp tạo nên cộng đồng, xã hội loài người, thông qua đó hình thành nên văn hóa cộng đồng.

- Qua giao tiếp, con người không chỉ nhìn nhận, đánh giá được người khác mà còn tự đối chiếu, so sánh mình với người khác, với chuẩn mực xã hội, từ đó đánh giá đúng bản thân mình. Và có như vậy, con người mới có  thể thành công trong mọi mối quan hệ xã hội mà mình tham gia.

- Giao tiếp định hướng cho các hoạt động của con người như học tập, vui chơi, giải trí… đồng thời điều khiển và giúp các hoạt động đó được tiến hành một cách hiệu quả.

2) Ý nghĩa, vai trò của giao tiếp trong hành chính

Trong mọi tổ chức, để thúc đẩy việc đạt được mục tiêu chung mà tổ chức hướng tới cần phải có sự hợp tác của tất cả mọi thành viên trong tổ chức đó. Và sự hợp tác đó chỉ có được thông qua hoạt động giao tiếp giữa các cá nhân trong tổ chức và giữa tổ chức với môi trường bên ngoài. Trong tổ chức hành chính, giao tiếp có ý nghĩa quan trọng, thể hiện cụ thể như sau:

- Định hướng: giao tiếp giúp chia sẻ và truyền đạt cái đích mà tổ chức cần đạt tới cũng như cách thức đạt được điều đó. Không có giao tiếp, thậm chí là khi giao tiếp không hiệu quả, các cá nhân, các nhóm khác nhau có thể xác định, hiểu và hướng tới các mục tiêu theo những cách khác nhau.

- Hợp nhất: giao tiếp là cơ chế, là chất keo dính lôi cuốn những người, những yếu tố có những điểm chung cơ bản lại với nhau để hình thành tổ chức. Trong tổ chức, nhờ có giao tiếp sẽ cho phép các yếu tố khác biệt, các cá nhân, đơn vị, các nguồn lực, và các mục tiêu được kết nối với nhau. Đối với cán bộ, công chức, giao tiếp cho phép nắm bắt thông tin, hiểu biết về nhiệm vụ và trông đợi của tổ chức đối với họ, tương tác với đồng nghiệp.

- Duy trì: mỗi tổ chức, đặc biệt là tổ chức hành chính nhà nước đều có những hệ thống giá trị cần được duy trì và khuếch trường, giao tiếp là cơ chế giúp định hình và duy trì những giá trị đó.

- Động viên, khuyến khích: giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ không chỉ liên quan đến các nhiệm vụ và cách giải quyết nhiệm vụ, nó còn liên quan đến con người với tư cách là một thực thể sống có đời sống riêng tư. Do vậy, giao tiếp trong hành chính bao hàm cả khía cạnh mang tính nhân bản, hỗ  trợ việc hoàn thiện nhân cách của từng cá nhân.

- Đổi mới: giao tiếp là cơ chế trong đó các ý tưởng, sáng kiến được hình thành, chia sẻ, thách thức và trải nghiệm.

*Mục tiêu của giao tiếp trong hành chính

Trước khi phân tích mục tiêu của giao tiếp trong hành chính cần sơ lược về hoạt động giao tiếp của công chức hành chính. Theo đó, hoạt động giao tiếp trong hành chính diễn ra ở hai mối quan hệ cơ bản: bên trong – nội bộ tổ chức và bên ngoài – hành chính với xã hội công dân. Cụ thể có các dòng giao tiếp cơ bản sau:

-         Dòng giao tiếp bên trong – nội bộ hành chính:

+ Giữa cấp trên với cấp dưới hay còn gọi là dòng giao tiếp quyền lực – phục tùng: các mệnh lệnh, chỉ thị của cấp trên phải được cấp dưới chấp hành và thực hiện; đồng thời, các báo cáo, thông tin từ cấp dưới đưa lên phải được cấp trên lắng nghe.

+ Giữa các đồng nghiệp còn gọi là giao tiếp vai trò: đòi hỏi có sự phối hợp, hợp tác, chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau, không níu chân, kéo áo nhau…

- Dòng giao tiếp với bên ngoài xã hội công dân còn gọi là giao tiếp phục vụ: đòi hỏi các công chức là công bộc phục vụ nhân dân, cung ứng các loại hình dịch vụ công một cách tốt nhất thỏa mãn nhu cầu của xã hội công dân.

Việc nhận thức được các dòng giao tiếp trong hành chính giúp chúng ta hiểu rõ hơn về mục tiêu của giao tiếp trong hành chính.

- Nhờ giao tiếp với cấp dưới mà cấp trên hiểu được tâm tư, nguyện vọng, tình cảm, ý chí, năng lực, thói quen của họ; từ đó giúp cho việc lựa chọn, bố trí, sắp xếp, đề bạt, bổ nhiệm, phân công công việc phù hợp với từng người. Nhờ đó mà sử dụng con người được tốt hơn, hướng tới việc đạt được hiệu quả hoạt động hành chính.

- Giao tiếp giữa các đồng nghiệp với nhau trong việc thực thi công vụ giúp cho hoạt động phối hợp, hợp tác trong thực thi  chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ đó cùng nhau hướng tới mục tiêu chung của hoạt động hành chính.

- Giao tiếp với bên ngoài là mối quan hệ giao tiếp cơ bản nhất của giao tiếp hành chính. Việc cải thiện mối quan hệ với xã hội công dân chính là mục tiêu của cả công cuộc cải cách hành chính. Việc củng cố  mối quan hệ này sẽ mang đến thuận lợi cho cả hai phía: cơ quan hành chính và công dân.

+ Về phía cơ quan nhà nước: thông qua mối quan hệ giao tiếp này mà các cơ quan hành chính mới có thể tiếp nhận các phản hồi của công dân về các hoạt động phục vụ của cơ quan hành chính để từ đó có hướng cải cách, đổi mới để các dịch vụ cung ứng ngày càng tốt hơn; đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý hành chính.

+ Về phía xã hội công dân: mọi người thật sự cảm thấy mình được quan tâm, lắng nghe, chia sẻ và được tôn trọng trong một nền hành chính dân chủ. Từ đó giúp củng cố, nâng cao niềm tin của người dân vào hoạt động của nền hành chính. Điều này đồng thời giúp tạo nên một lực lượng ủng hộ mạnh mẽ các quyết định hành chính được ban hành trên thực tế.

Trong nội tại của từng cơ quan hành chính nhà nước, văn hóa giao tiếp có một vị trí đặc biệt quan trọng và góp phần không nhỏ tạo nên uy tín của các cơ quan cung ứng dịch vụ hành chính công đối với công dân và tổ chức.

 Có thể xem giao tiếp trong cơ quan hành chính nhà nước là một yếu tố “phi vật thể”, cũng bởi vậy mà khó có thể đánh giá, hay “định lượng” chất lượng của yếu tố này đối với việc đánh giá một cơ quan hành chính có đạt chuẩn văn hóa hay không. Nhưng có thể cũng bởi tính chất khó nhận biết ấy mà văn hóa giao tiếp trong cơ quan hành chính nhà nước luôn được thủ trưởng đơn vị, công chức, viên chức cũng như dư luận xã hội quan tâm. Kỹ năng giao tiếp trong công sở trở thành một trong những nội dung được đầu tư giảng dạy đối với công chức. Báo chí cũng tốn không ít giấy mực để phản ảnh về thái độ phục vụ, cách ứng xử của những người thực thi công vụ.

Giao tiếp trong công sở sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất, chất lượng công việc, đặc biệt là mối quan hệ phối hợp trong công việc. Lời ăn, tiếng nói, cách thức làm việc, cách cư xử đối với thủ trưởng và đồng nghiệp. Quan trọng hơn, đối với các cơ quan cung cấp hành chính công, văn hóa giao tiếp của những người thực thi công vụ cũng góp phần không nhỏ đối với việc tạo nên sự hài lòng của công dân, tổ chức khi có các giao dịch liên quan. Đó cũng chính là cách thức cụ thể và rõ ràng nhất, dẫu khó “đong đếm”, để xác lập uy tín và diện mạo của các cơ quan hành chính nhà nước.

Trong khi các yếu tố khác góp phần tạo nên một bộ máy hành chính nhà nước như công sản, công sở thường chịu tác động bởi những yếu tố khách quan thì yếu tố văn hóa ứng xứ lại nằm trong thành tố thứ ba, nghĩa là nằm trong nhận thức, hành vi cụ thể của người công chức. Do vậy, ứng xử văn hóa trong các cơ quan công quyền, thiết nghĩ, cần được xem là một tiêu chí quan trọng để đánh giá cơ quan đạt chuẩn văn hóa, và từ đó, có những phương án đánh giá phù hợp, cụ thể, xác đáng nhằm nâng cao tinh thần phục vụ của công chức đối với người dân.